7 tips voor werkgevers om onnodig lang burnout-verzuim te voorkomen
Heb je dit al eens meegemaakt?
Een medewerker neemt vakantiedagen op en komt na een ziekmelding niet meer terug. Of, iemand komt bij je en zegt: “Ik weet niet wat ik heb, maar ik ben zo moe en alles gaat verkeerd, ik kan niet meer”. Of je ziet al een tijdje dat het niet goed gaat met een medewerker en stuurt hem naar huis om even op adem te komen, uit te rusten. Dat ‘even’, duurt langer dan verwacht.
Dit heeft nogal impact op je eigen werkdruk en gemoedstoestand. Daarom geef ik je hierbij
7 tips hoe je onnodig lang (burnout-)verzuim kunt voorkomen.
1. Gun en geef hem die tijd, maar zorg er voor dat het niet onnodig lang duurt
Dit kan je bereiken door begripvol en respectvol te reageren. In zo’n situatie ben je geneigd meteen te denken aan de gevolgen voor jezelf, de afdeling, het werk en de collega’s. De moed zakt je dan in de schoenen: het is al zo druk en hij of zij haakt af! Of je voelt ergernis over het gedrag van de medewerker van de laatste tijd. Best begrijpelijk, maar door dat te laten merken, bereik je het tegenovergestelde: de medewerker zal niet eerder zijn werk weer kunnen doen. Hij voelt zich schuldig en schaamt zich en dat zit hem behoorlijk in de weg. Onbegrip en ‘er bovenop zitten’ leiden tot onnodig lang verzuim. De medewerker gaat zich dan daar op richten, in plaats van op loslaten en herstellen.
2. Accepteer dat de medewerker niet alles vertelt
Iemand die met deze klachten uitvalt, weet vaak niet wat hem overkomt. Of heeft na maanden ploeteren de moed bij elkaar geraapt om zich ziek te melden, vaak ook al na een of meerdere waarschuwingen van de huisarts. Als leidinggevende weet je dat doorgaans niet. De medewerker is ook niet verplicht te melden wat de klachten zijn (heeft recht op privacy) en de werkgever mag absoluut geen medische informatie vastleggen.
Zorg desondanks, dat je in staat bent een connectie te maken met de medewerker. Hij is in deze situatie extra gevoelig voor toonzetting. Dit kan in een telefoongesprek minder prettig klinken dan face to face, omdat de non-verbale communicatie onzichtbaar is.
3. Geef de medewerker het gevoel dat hij zich niet schuldig hoeft te voelen
Bijna iedereen die zich ziek meldt met burnoutklachten, schaamt zich en voelt zich schuldig. “Wat zullen ze wel niet van mij denken? Wat ben ik ook een sukkel. Ik, die altijd sterk is, voel me zo?” Dit schuldgevoel en oordeel over zichzelf draagt niet bij tot acceptatie noch tot een begin van het herstelproces. En dat is juist voor alle partijen van belang. Begrip en acceptatie door de leidinggevende en collega’s is een belangrijke voorwaarde voor het voorkomen van onnodig verzuim.
Respecteer dat de burnoutklachten er zijn, dat die niet zomaar zijn ontstaan, dat de opbouw ervan een lange aanloop heeft gehad. Na de burnout kan een betere situatie ontstaan, mits de medewerker op tijd adequate hulp krijgt aangeboden en daar daadwerkelijk gebruik van maakt.
4. Verwijs de medewerker z.s.m. door naar de bedrijfsarts
Een bedrijfsarts bekijkt de aard en ernst van de klachten in relatie tot het soort werk dat de medewerker geacht wordt te doen. Op basis daarvan en de beperkingen van de medewerker wordt kort gezegd een arbeidsgeschiktheidspercentage vastgesteld (doorgaans eerst 0%). De medewerker voelt zich gehoord en iedereen weet waar hij aan toe is. Een bedrijfsarts mag geen medische informatie over de medewerker verstrekken. Dit kan je een machteloos gevoel geven. Echter, als je weet dat je door je coöperatieve houding en gedrag richting de medewerker al onnodig verzuim en leed (en daarmee onnodig kosten voor het bedrijf) kunt voorkomen. Uiteindelijk vergroot je hiermee de kans dat de medewerker tijdig in staat is te starten met aangepaste werkzaamheden.
5. Zorg op heel korte termijn voor overdracht van werkzaamheden
Communiceer dit met de medewerker. Niet tot in detail, zeker niet. Want nadenken gaat (bijna) niet meer. En, als het wel lijkt te lukken, vergeet hij gemakkelijk wat hij heeft gezegd. Kijk eerst wat er ligt, maak een plan met collega’s wie welke taken of welke klanten overneemt en leg dat zo snel mogelijk na de ziekmelding voor aan de medewerker. Zodat die alleen nog maar ‘ja’ hoeft te zeggen (en misschien kleine aanwijzingen geven). Deze druk is er dan af bij de medewerker (hoewel die zich natuurlijk ook schuldig voelt over het feit dat zijn collega’s het nu tijdelijk ‘moeten’ overnemen. Het daarmee leren omgaan zal onderdeel zijn van het herstelproces). Als hij het zelf nog niet accepteert, dan kun je zeggen dat het jouw verantwoordelijkheid is om goed voor je team te zorgen en dat dit daar bij hoort.
6. Schakel direct een casemanager èn hulpverlening voor de medewerker in
Je bent verantwoordelijk voor het verzuim op je afdeling of in je organisatie. Interesse tonen en luisteren is goed, maar je bent geen hulpverlener en hebt daar ook echt geen tijd voor. De kracht van een goede manager zit hem in het delegeren en uitbesteden van de juiste taken. En zijn medewerkers de juiste instrumenten aan te reiken, waarmee het werk zo goed als mogelijk gedaan kan worden. Daartoe behoort en het ondersteunen van passende hulpverlening. Een casemanager draagt zorg voor de inzet van de juiste acties op het juiste moment.
Bespreek direct met de bedrijfsarts en casemanager wat de juiste stap is voor het aanbieden van adequate hulp. Deze kan dit in overleg met de medewerker en de huisarts in gang zetten. Je kunt ook zelf bij je verzuimverzekeraar informeren naar vergoeding van interventie-mogelijkheden. Het inzetten van een bedrijfscounselor helpt in ieder geval bij het helder maken van de problematiek, het effectiever leren omgaan hiermee en het stimuleren van de zelfredzaamheid van de medewerker. Dit bespaart je onnodig extra kosten door onnodig verzuim. En voorkomt een incompleet dossier voor het UWV, met een boete tot gevolg.
VOV-VitaliteitsDashboard©
Een medewerker die uitvalt met burnoutklachten, heeft vaak geen idee wat hem is overkomen. Daarom vult een medewerker die door zijn leidinggevende is doorverwezen, dan onder mijn begeleiding het VOV-VitaliteitsDashboard© in. Iemand krijgt meteen zicht op zijn of haar klachten op het gebied van:
- lichamelijke vitaliteit;
- sociaal-emotionele vitaliteit;
- mentale vitaliteit;
- zingevingsvitaliteit.
Een aantal reacties van mensen die het invulden:
“Het helpt in grote mate om onnodig verzuim te voorkomen, je krijgt meteen inzicht in je stress- en probleempunten”.
“De grafiek zou zeker helpen om een aantal punten voor mezelf te verduidelijken”
“Het kan een goed startpunt zijn om een plan van aanpak op te stellen dat gaat werken. Het is wel belangrijk dat de oorzaken worden achterhaald en regelmatig de daarbij bedachte oplossingen te evalueren”.
Een counselingstraject kan een effectieve follow up borgen.
En tot slot nog de 7e tip
Een kaartje sturen en/of een bloemetje sturen is heel goed! Bedenk daarbij dat teksten als: “We hopen dat het goed met je gaat. We missen je. We hopen dat je gauw weer beter bent / bij ons terug bent”, aardig zijn bedoeld, maar de medewerker voelt zich hierdoor niet begrepen en erkend in zijn ontstane situatie. Hij zal (uit schuldgevoel) vinden dat hij snel weer op het werk moet komen, maar kan dat helemaal nog niet. Erkenning, acceptatie en begrip, dat is waar het in het beginstadium allemaal om draait.
Wil je meer weten over hoe je onnodig lang burnout-verzuim kunt voorkomen?
Voorkom Onnodig Verzuim en WerkZorgcombinatie (drs. Esther Bergsma) hebben een training ontwikkeld waarin deze problematiek én het effectief omgaan hiermee, van verschillende kanten wordt benaderd. Theoretisch én praktisch.
Neem gerust vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
